Trong mỗi doanh nghiệp, tổ chức, có rất nhiều các hệ thống phần mềm khác nhau.  hệ thống email giữ một vai trò tối quan trọng trong các hoạt động thương mại hiện đại. Mỗi ngày, hàng triệu thư điện tử được gửi đi giữa các doanh nghiệp tới các khách hàng và nhà cung cấp, từ nhân viên tới các nhà quản lý, và giữa các đồng nghiệp. Email có những đặc tính tuyệt vời không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp:

Mạng riêng ảo, hoặc gọi là Mạng nội bộ ảo, hay tên tiếng Anh là Virtual Private Network (VPN) là một mạng nội bộ để nối tât cả các máy tính, thiết bị mạng… trong một công ty, tổ chức lại với nhau, bất kể các thiết bị đó có ở cách xa nhau về mặt địa lý. Thông qua mạng riêng ảo, các mạng máy tính của các đơn vị thành viên trong doanh nghiệp có thể ghép lại với nhau, tạo thành một hệ thống mạng máy tính duy nhất, an toàn hiệu quả, chia sẽ được mọi dữ liệu tài nguyên và quản lý tập trung.

Ảo hóa là công nghệ mà chỉ từ một máy chủ vật lý có thể tạo nhiều máy ảo độc lập.Mỗi máy ảo là môt hệ thống riêng biệt, hệ điều hành riêng và các ứng dụng riêng.

Để bảo đảm bất kỳ hệ thống thông tin được an toàn, tránh được sự nhòm ngó từ bên ngoài và sự thất thoát từ bên trong thì chúng ta cần: